一、党委书记、院长信箱是学校领导密切联系师生员工，听取师生和社会有关意见与建议的重要渠道。为进一步做好党务、校务、信息公开工作，充分发挥书记、院长信箱的作用，保证民主渠道的畅通和规范管理，特制定本办法。

二、学校在校园网首页“学院概况”中设置“书记院长信箱”栏目，信箱由学校办公室具体负责管理，并指定专人对来信进行登记、分类整理、流转、答复和归档。信箱一般每天查看一次，寒暑假原则上每周查看一次。

三、处理群众来信

1、信箱管理员对来信进行登记，送交学校办公室主任阅处，按照“谁主管、谁负责”的原则，提出拟办意见。

2、信箱管理员根据拟办意见，对来信进行分类处理。原则上紧急或重要来信送交学校主要领导或分管校领导阅示后，根据校领导批示意见落实办理或转送相关部门（单位）办理；一般来信直接送交相关部门（单位）办理。

3、各部门（单位）对群众来信应按照“件件有着落，事事有交待”的原则，认真及时办理。从来信送达本部门之日起，紧急来信应立即研究办理，重要来信原则上在5个工作日内办理完毕，一般来信原则上在10个工作日内办理完毕，反映问题比较复杂的来信原则上在30个工作日内办理或答复完毕。

4、各部门（单位）须将办理情况以书面答复形式由部门负责人签署意见（或签章）后报送信箱管理员备案，同时电子版发送信箱管理员OA，以便信箱管理员及时答复和反馈。

5、凡涉及多个部门工作的来信办理，由主办部门负责牵头协调落实。对于无故不予办理或推诿扯皮，给学校造成不良影响的，将追究相关责任人的责任。

6、信箱管理员要负责对来信办理情况的催办，并做好登记备案工作。

7、办公室要加强对书记院长信箱相关文字材料的管理，及时整理归档。注意保密，不得丢失来信和有关材料；不得将检举揭发投诉和属于个人隐私等来信内容外传；未经批准，不得随意扩大来信和有关材料的知情范围。

四、本办法由学校办公室负责解释。

五、本办法自公布之日起实施。